Wdrożenie nowego regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Ełku spotkało się z pewnym niezrozumieniem przez niektórych radnych i mieszkańców Powiatu. Dlatego też istotna jest tutaj kwestia wyjaśnienia w sposób merytoryczny potrzeby jego wdrożenia.
Do najistotniejszych przyczyn wprowadzonych zmian są zmiany obowiązujących przepisów prawa polskiego. Zacząć należy od zmiany ustawy o pracownikach samorządowych (Ustawa z dnia 21 listopada 2008r, Dz.U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1458), w tym bardzo istotne zapisy dotyczące pracy jednej z ważniejszych postaci urzędu, czyli Sekretarza. Wprowadzono w życie także całkiem nową ustawę o finansach publicznych (Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r, Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240) – w regulaminie poza szczegółowymi zapisami uległ zmianie cały rozdział dotyczący kontroli w Starostwie (w miejsce kontroli wewnętrznej jest kontrola zarządcza, która jest swego rodzaju rewolucją w tym zakresie). Uległy likwidacji zapisy dotyczące kancelarii tajnej oraz zmieniły się szczegółowe zapisy czynności poszczególnych wydziałów. Należy podkreślić, iż zmiany były konsultowane ze wszystkimi wydziałami starostwa, a ich propozycje i sugestie zostały w nowym regulaminie uwzględnione.
Istotne są także szykowane zmiany w polskim prawie, które wejdą w życie jeszcze w bieżącym roku. To m.in. zapowiadana likwidacja kuratoriów oświaty i przejęcie części ich zadań przez wydziały starostwa (projekt ustawy o systemie oceniania jakości edukacji). Taka istotna rewolucja wymaga przystosowania urzędu do bardziej elastycznego sposobu wykorzystania posiadanych kadr.
Nowe przepisy prawne – w tym przykładowo instrukcja kancelaryjna – wymuszają na urzędzie wprowadzenie nowych rozwiązań i sposobów pracy, takich jak system elektronicznego obiegu dokumentów. Nie jest to proces łatwy i tym trudniejszy im bardziej skomplikowana struktura organizacyjna urzędu, gdyż ma ona odzwierciedlenie w odpowiednim programie komputerowym. To także miało istotny wpływ na decyzję o wdrożeniu nowego regulaminu. Dlatego ta struktura została znacznie uproszczona poprzez ograniczenie ilości wydziałów oraz redukcję poszczególnych powiązań i zależności.
W nowym regulaminie organizacyjnym wprowadzono także pewne rozwiązania mające na celu usprawnienie pracy urzędu. Warto wymienić m.in. obowiązkowe raporty radców prawnych z toczonych postępowań sądowych i administracyjnych, comiesięczne raporty ze zmieniających się przepisów prawa, raporty audytora z zaleceń pokontrolnych, zmiany umożliwiające koordynację w urzędzie procesów windykacji należności i kilka innych zmian o mniejszym zakresie.
Zmiany struktury organizacyjnej mają także ułatwić informatyzację urzędu. Planuje się lepszą organizację dostępności wszelkich informacji dla petentów urzędu, w tym przekazywania informacji o charakterze publicznym. Jeszcze w bieżącym roku wprowadzony zostanie wspomniany już system elektronicznego obiegu dokumentów, a następnie elektroniczny system obsługi interesanta.
Najbardziej kontrowersyjna zmiana, czyli likwidacja dwóch wydziałów i stworzenie jednego polityki społecznej wynika z kilku istotnych spraw. Po pierwsze wspomniana już potrzeba uproszczenia struktury organizacyjnej. Było to możliwe jedynie w przypadku połączenia dotychczasowych wydziałów promocji i edukacji, gdyż w zakresie ich czynności występują wzajemnie powiązane i przenikające się zadania z zakresu polityki społecznej. Po drugie wpłynęła na to potrzeba modyfikacji działalności inwestycyjnej Powiatu Ełckiego poprzez wsparcie merytoryczne. Dotychczas ten zakres obowiązków umiejscowiony był w wydziale promocji i rozwoju, gdzie nie było bezpośredniego profesjonalnego wsparcia inżynierów. Dlatego też podjęto decyzję, iż czynności z tym związane będą przeniesione do wydziału budownictwa, gdzie takie wsparcie otrzyma bezpośrednio.
Do tego ważne są plany obecnego Zarządu Powiatu w Ełku, który poważnie myśli o wdrożeniu zmniejszenia kosztów działalności urzędu. Już niedługo rozpoczną się prace nad programem racjonalizacji kosztów Starostwa Powiatowego w Ełku, który ma szanse być wdrożony z początkiem przyszłego roku. Pierwszym elementem tego programu będzie znaczne ograniczenie wydatków na promocję, a koncentrowanie się na inwestycjach. Takie poważne plany nie uzasadniają potrzeby utrzymywania całego wydziału w urzędzie, który miałby zajmować się promocją.
Istotne jest także, iż były dziedziny z zakresu działań dotychczasowego wydziału promocji z powodu braków kadrowych mocno zaniedbywane. Przy połączeniu wydziałów będzie możliwe bardziej racjonalne rozpisanie tych obowiązków na pracowników, gdyż nowy wydział polityki społecznej będzie miał większą elastyczność w tym zakresie. Kolejną sprawą (niezwykle przykrą) są wyniki kontroli przeprowadzonych w Wydziale Promocji i Rozwoju, które wykazały pola do poprawy pracy tej komórki organizacyjnej.
Oponenci wdrożenia nowego regulaminu organizacyjnego jako główny powód zmiany struktury organizacyjnej podają chęć zwolnienia dotychczasowego naczelnika Wydziału Edukacji. Odpowiadając na ten zarzut należy stwierdzić następujące fakty: każdy szef jednostki organizacyjnej zakładu pracy, firmy, samorządu może i powinien dobierać sobie współpracowników, którzy zapewnią mu powodzenie realizacji zadań. Stanowisko naczelnika nie jest przypisywane dożywotnio, aby go odwołać nie zmienia się pracy całego urzędu wprowadzając nowy regulamin organizacyjny. Ponadto obecny naczelnik Wydziału Edukacji w bieżącym roku nabiera uprawnień emerytalnych. Jest zatem w myśl polskiego prawa pracownikiem chronionym.
O nowym regulaminie organizacyjnym radni zostali poinformowani odpowiednio wcześniej. Przed sesją Rady Powiatu jeden z radnych wniósł w formie pisemnej swoje uwagi do regulaminu, które w większości zostały uwzględnione, o czym pozostali radni zostali poinformowani w dniu sesji. Nie były to poprawki w żaden sposób istotne i nie wpływały na meritum sprawy.
Warto na koniec zaznaczyć, iż to kierownik danej jednostki samorządu terytorialnego (w tym wypadku starosta) jest odpowiedzialny za organizację pracy w jednostce, a Rada Powiatu powinna go z efektów tej pracy rozliczać.
Krzysztof Piłat – Starosta Powiatu Ełckiego